2009年9月16日 星期三

為何專案的變更申請之後要先做影響評估?

變更申請(Change Request)
用這張圖來表示變更的想像,
是不是更能有感受?
想像一下一條道路要改道變更,
是不是一件簡單的事情?
前言:
學員常問我:只是一個小部分的變更為何要花那麼多時間在研究影響程度上?

我舉個我在1999年在一家網路資訊公司曾經發生的實際案例

我曾經接了一個網頁程式設計的案子,該案子說大不大,說是個小案子也要花上三個月的專案時程,在專案進行到尾聲的時候,客戶要求需要加一個統計畫面,而我得知客戶的需求之後發現只要在資料庫上多一個加總的欄位,就可以滿足客戶的需求,於是我答應了客戶的請求與要求我們的設計團隊立即進行修改。


後來設計團隊居然告知需要十五個工作天才能完成,我當時驚覺為何要那麼久,與設計團隊多方溝通之後才知道,原本以為只要增加一個欄位就能滿足客戶需求的我,得知需要重新修改相關畫面的設計、後台資料庫的關連,變更項目將近一百多項。這顯然無法在既定的交件日如期完工,於是只好硬著頭皮向客戶說明變更的影響程度,也說明需要的時程與追加的時程成本。

當然,客戶對於我當時打包票說沒問題,之後又說要追加預算與時程非常不諒解,幾經交涉之後,客戶才同意最後的結果。

在這經驗中,我得到了一個教訓:不管專案的變更是多麼的微不足道,我們都需要對於下列做出評估
  1. 專案的範圍:了解該變更的影響程度,把所有有關連的部分逐一審視,才會知道影響層面有多大。
  2. 專案的時程:計算該變更會增加的時間,是否會超出既定的時程。
  3. 
  4. 專案的成本:變更時所產生的時間與人事成本,加總成為變更的成本。
而對於客戶的變更申請我也有了以下的應對流程:
  1. 了解客戶變更的理由
  2.  不立即承諾接受變更
  3.  與相關團隊成員討論變更內容
  4.  確定影響的範圍與增加的時間與成本
  5.  向客戶提報變更的說明與建議
  6.  讓客戶決定執行變更或是取消變更
  7.  將這過程逐一記錄下來以供日後備查 
從那次之後,我就學到一件事情:不輕易做承諾,承諾前三思而後行

與各位分享 

Steven Chuang
200909160258

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